A l'incubateur des services numériques

Vous souhaitez effectuer une demande d'achat ? Voici quelques points clefs.

Est-ce couvert par un marché public ?

Pour le savoir, il faut :

• D'abord définir le service attendu en quelques phrases.

• Demander ensuite s'il existe un marché public pour ce service sur le channel #incubateur-compta.

Si c'est le cas, seules les sociétés attributaires du marché pourront réaliser la prestation et cela quelqu'en soit le montant.

Puis, il s'agit d'obtenir des devis :

• Confirmer la faisabilité et recueillir les contacts des sociétés auprès du Pôle de la commande publique et des affaires financières (Pôle Gestion) de la DINUM. À chaque marché public ses règles spécifiques d'attribution.

• Transmettre le descriptif du service attendu et demander des devis dans le respect des règles d'attribution.

Enfin, la sélection de la société est validée en collaboration avec le Pôle Gestion et la DSAF.

Que faire si le service attendu n'est pas couvert par un marché public ?

Montants inférieurs à 300 €

Demande d'achat

Envoyer les éléments suivants à la mission soutien :

• 3 devis ou note de non mise en concurrence expliquant que le service ne peut être rendu dans les contraintes attendues que par un seul fournisseur.

• Facture.

Il est recommandé de faire des factures couvrant la totalité du besoin (à défaut, annuelles), car il faudra recommencer cette procédure à chaque nouvel achat.

Exemple de note de non mise en concurrence

Objet : demande de non mise en concurrence de RealArtists dans le cadre d’une prestation pour la mission Incubateur de services numériques autour de la gestion de produit open-source

L’Incubateur de services numériques construit des produits logiciels de manière libre et ouverte. Cette mission cherche notamment à maximiser la co-construction avec la société civile et avec des administrations partenaires, sur la base du volontariat et de l’ouverture. Dans ce cadre, l’utilisation de forges logicielles publiques, si possible adossées à du recueil de problèmes et de suggestions d’amélioration, est une évidence. Le nombre croissant de logiciels construits dans ce cadre mène à une multiplication des sollicitations traitées par les développeurs et responsables produits. Les solutions aujourd’hui disponibles sont des interfaces web, qui montrent leurs limites pour traiter l’étendue actuelle. Pour les agents agissant sur plusieurs produits de manière transversale, il s’agit de plus d’une centaine de tickets à traiter par jour, toujours en croissance. Une seule offre existe aujourd’hui sur le marché pour traiter ces éléments par une interface native, qui évite de naviguer sur le web à chaque interaction : le logiciel Ship de RealArtists. J’ai pu tester cette offre par le biais d’un essai gratuit standard, et ai pu constater une grande accélération de ma capacité de traitement des tickets. Au vu de la croissance actuelle, et de celle attendue, sur des produits logiciels phares comme Mes-Aides.gouv.fr ou, plus encore, OpenFisca avec son rayonnement international, il me semble nécessaire d’outiller les agents pour qu’ils puissent traiter efficacement les sollicitations entrantes. Dans ce contexte, les fonctionnalités de traitement hors-ligne, de traitement en masse, d’indexation, de filtrage et de suivi statistique offertes par Ship de RealArtists constituent aujourd’hui la seule offre disponible répondant à ces besoins sans nécessiter de migrer l’intégralité des forges logicielles. Passer par une mise en concurrence obligerait à agrandir l’étendue fonctionnelle visée et à considérer une remise en question de l’écosystème technique dans son intégralité.

Note de frais

Exceptionnellement, si l'achat doit être fait en urgence, pour un besoin de continuité de service, par exemple (pic de charge, attaque, expiration d'un domaine public…).

Envoyer les éléments suivants au secrétariat :

• Certificat de dépense (i.e. facture / ticket).

• Note justifiant le besoin.

Exemple de note justifiant le besoin

Bonjour,

Pour la nécessité du bon fonctionnement du service mes-aides.gouv.fr, j’ai été contraint samedi 11/03/2017 à 9h du matin d’effectuer un achat en urgence, suite à un incident de production ayant eu lieu de 3h à 7h du matin. Cet achat a permis à l’équipe d’être notifiée directement par SMS de l’évolution de l’incident, accélérant ainsi notre capacité de réaction.

Comme vu avec Amélie, cet achat ayant été fait dans le cadre de mon activité professionnelle, je demande aujourd’hui remboursement du montant engagé, soit 14,55 €.

Bonne journée,

Montants supérieurs à 100 K€

Pour les montants supérieurs à 100 K€ (achats de prestation en général), présenter une fiche d'engagement au comité d'engagement de la DINUM, préalablement au début des travaux.

Achat de prestations

De façon générale, mettre l'adresse compta en copie de tous les mails contenant des documents relatifs aux achats de prestations (devis, livrables), et demander au prestataire de faire de même.

• Passer commande au prestataire en demandant un devis

• A réception du devis, vérifier sa cohérence avec la demande et le support d'achat (marché)

• Soumettre le devis validé au circuit de signature DINUM (en principe, le prestataire reçoit un bon de commande sous 15 jours après dernière étape)

• Enregistrer le devis dans le tableau de suivi

• Ajouter le devis au format PDF au dossier partagé

• Noter la prochaine date de facturation (effectuer un suivi régulier)

• A la date de fin du bon de commande, demander au prestataire un service fait (reprenant ses principales réalisations)DINSIC

• Enregistrer le service fait et le PV de livraison au tableau de suivi et ajouter au dossier partagé

• Envoyer le service fait et le PV de livraison au circuit de signature DINUM pour activer le processus de paiement

• Signaler au prestataire le service fait, il pourra ainsi émettre la facture (le PV de service fait est pendant ce temps transmis au prestataire par la DINUM)

Lorsque c'est trop compliqué : la carte bleue

La carte bleu permet d'acheté des services innovants pour un montant maximum de 2000 TTC par transaction et 25 000 € HT. Vous ne pouvez pas acheter d'abonnement, vous devez sélectionner les offres pré-payé. Vous devez justifier que le service acheté n'est pas en concurrence avec un marché publique de la DINUM.

Pour plus de détails, contactez : #incubateur-compta​

Livraison de colis

Si vous voulez faire livrer à Ségur: DINUM - Beta.gouv.fr - Bureau 5.515 / 5 avenue de saxe / 75007 - Paris (vous pouvez adapter le numéro du bureau). Sinon il suffit de passer au service Colis (au RDC, au lieu de prendre l'ascenseur A: continuer dans le couloir jusqu'au niveau de la porte extérieur, il y a des petits escaliers juste avant, c'est le dernier bureau sur la droite)