Grand séminaire

Les principes

Les objectifs

  • Créer du capital social entre les membres de la communauté ;

  • Travailler à l'amélioration continue de nos pratiques ;

  • Réfléchir ensemble sur la vision et la stratégie de notre action.

Un forum ouvert

En présentiel ou en ligne, tous les grands séminaires étaient des forums ouverts.

Wikipedia dit : « Le Forum Ouvert crée un espace dans lequel beaucoup de personnes peuvent s'organiser elles-mêmes et résoudre leurs problèmes en groupe à leur propre responsabilité. Il n'y a pas de thèmes imposés. Ils ne vont être formulés qu'au début de la conférence. De même, des conflits peuvent être traités et c'est comme un marché de pensées sur lequel les participants peuvent se regrouper par thème. » Selon Harrison Owen, le succès d'un Forum Ouvert repose sur le respect d'une loi, étayée par cinq principes et illustrée par deux animaux.

  • La loi des deux pieds : si vous n’êtes ni en train d’apprendre, ni de contribuer (ou si vous pensez que vous le feriez plus ailleurs), passez à autre chose !

  • Les 4 principes :

    • les personnes qui se présentent sont les bonnes ;

    • ce qui arrive, est la seule chose qui pouvait arriver ;

    • ça commence quand ça commence ;

    • quand c’est fini, c’est fini.

  • Les animaux totems :

    • Les abeilles font circuler les idées d'atelier en ateliers.

    • Les papillons font des bulles.

Bien sûr, on a le droit :

  • de ne pas venir, et ce, sans aucun prétexte

  • de participer en proposant des ateliers ou de participer sans en proposer

  • de facturer cette journée sur son budget habituel

Qui peut venir ?

Il concerne les membres de tous les incubateurs et tout Betagouv.

Ca se passe comment ?

Il existe deux formats de grand séminaire : en présentiel et à distance --> cf. la suite

Des question ?

Posez toutes vos questions sur Slack, sur [#incubateur-grandsemin] (https://startups-detat.slack.com/archives/C4R7DV77D) ou par mail à incubateur@beta.gouv.fr.

A distance 😷👩‍💻😄

A défaut de pouvoir se retrouver tous ensemble au grand air deux fois par an nous nous retrouvons tous les 3 mois pour une journée sur un espace virtuel crée sur Gather.

Pendant cette journée, les participant·e·s qui le souhaitent définissent l’ordre du jour dans le format du Forum Ouvert pour proposer des ateliers.

Exemple de programme du grand séminaire de décembre 2020 :

  • 8h00-9h30 : Venez prendre votre petit déjeuner dans le lounge pour retrouver vos collègues et faire connaissance avec de nouvelles personnes de la communauté

  • 9h30-10h : RDV dans la salle plénière où nous compléterons et présenterons ensemble le programme de la journée.

  • 10h - 16h30 : Le forum ouvert est ouvert !

  • 16h30 : RDV dans la salle plénière pour les mots de la fin

Mode d'emploi Gather.town

Les 7 choses à savoir pour passer une bonne journée sur Gather.town :

  1. Si possible, utilisez un ordinateur et de préférence le navigateur Chrome, ça ne fonctionne pas sur téléphone portable (les fixes non plus :p) et sur Safari !

  2. Coupez vos applis en cours, car Gathertown est un peu gourmand en bande passante…

  3. Connectez-vous suffisamment en avance pour avoir le temps d’explorer l’espace : la plénière commence à 9h30, mais nous vous accueillerons dès lundi et à partir de 8h le jour J !

  4. Pensez à couper votre micro lorsque vous êtes à un atelier et que vous ne prenez pas la parole.

  5. Pour le confort audio de tous.tes, équipez-vous d'un micro-casque ou micro-écouteurs.

  6. Partez à l’aventure ! Promenez-vous, explorez l’espace, allez à la rencontre de vos voisins virtuels.

    Vous êtes coincé·e·s ou vous n'entendez plus ? Ça arrive… Rechargez votre page !

    A distance

En présentiel à la campagne 🌳🧑‍🤝‍🧑🎉

Tous les 6 mois, quand c'est possible, la communauté beta.gouv.fr propose à l’ensemble des personnes intervenants sur des Startups d’État ou dans des incubateurs de se réunir pendant 2 jours à l’air frais.

Pendant les deux jours, les participants qui le souhaitent définissent l’ordre du jour dans le format du Forum Ouvert pour proposer des ateliers en groupes.

Pour le grand séminaire, on a le droit :

  • de ne pas venir, et ce, sans aucun prétexte ;

  • de venir et de profiter du cadre pour travailler sur son produit !

Tous les frais seront pris en charge, et les deux jours compteront comme travaillés.

Préparation du grand séminaire à la campagne

  • Etape 1 : Un membre de la communauté porte le sujet lors d'un petit séminaire, généralement courant février ou septembre

  • Etape 2 : Un doodle est partagé sur le slack et incubateur@beta.gouv.fr pour connaitre le nombre de participants pour plusieurs date. La date qui rassemble le plus de participants est choisie.

  • Etape 3 : Trouver un lieu. Par le passé, nous sommes allées à l'hermitage et à la ferme de la montagne.

  • Etape 4 : Créer un nouveau google doc qui contient les roles et le rsvp

  • Etape 5 : Envoyer le smore avec les informations à etalab et incubateur et sur le slack.

  • Etape 6 : Relancer les personnes pour que roles soient remplis

  • Etape 7 : Aller au séminaire !

Les apprentissages

Les transports

4 options ont été explorées pour le moment:

  • Car

  • Train + car

  • Train + Velo

  • Voitures individuelles

Emails pour les voitures Objet : [Grand Séminaire] Votre itinéraire

Hello !
🙌Le grand séminaire, c'est le 24 et 25 octobre prochain !🙌
Ça se passe au :
1 Ferme de la Montagne, 02290 Ressons-le-Long
Pour y arriver, nous vous proposons de prendre la voiture de **Pierre**.
@conducteur·rice : A quelle station de métro pourrais-tu récupérer les passagers ? Et vers quelle heure ? ( L'idée est d'arriver sur place à 10h.)
Bonne route !☕🚘🏞

L'avant garde

Une petite équipe arrive sur les lieux du Grand Séminaire avant le reste de la troupe. Sa mission est de s'assurer que tout soit prêt pour que le Grand Séminaire se déroule au mieux.

La veille du Grand Séminaire, l'avant garde arrive sur les lieux et :

  • apporte de quoi faire du café / thé pour le premier petit-déjeuner (avant l'arrivée des courses) en se coordonnant avec le food master du 1er petit-déjeuner

  • apporte les courses (dont la liste a été définie par les food masters* et les achats réalisés par le food supplier*) si les food masters* ne s'en chargent pas : attention au volume disponible dans le coffre de la voiture

  • apporte le matériel (prévu par le post-it hipster*)

  • fait le tour du lieu avec l'hôte et vérifie les espaces disponibles pour les ateliers

  • compte les couchages disponibles et leur emplacement (information à communiquer au Lady Marmalade*)

  • prépare un plan des lieux pour indiquer où sont les espaces disponibles

    • nommer les espaces intérieur et extérieur (la terrasse, la cuisine, la grotte, le salon, comme dans Cluedo quoi !)

  • prépare la signalétique pour indiquer comment se rendre aux espaces disponibles

    • vous pouvez utiliser des codes couleurs. Privilégier la pate à fixe au scotch pour accrocher aux murs et portes

  • aménage les espaces de travail (en y laissant notamment le matériel nécessaire - post-it, feuilles, marqueurs, paper board...)

  • aménage la salle de plénière (en mettant en rond autant de chaises que ne participants prévus)

  • prépare un panneau rappelant les règles d'un forum ouvert

  • prépare un panneau rappelant le planning général du Grand Séminaire - en particulier les temps collectifs

    • mettre les horaires sur des post-it pour que les people shaman* puisse les faire évoluer facilement

  • prépare un grand panneau pour afficher l'ordre du jour des ateliers proposer par les participants

*ces rôles sont définis dans l'onglet "qui fait quoi" du google doc d'auto-organisation du Grand Séminaire.

Les repas

  • Etape 1 : Prévoir un menu qui peut se décliné en végé

  • Etape 2 : Noter les quantités pour 5 personnes, puis multiplier par 10 (si on est 50)

  • Etape 3 : Donner sa liste à la personne en charge des course. N'hésitez pas à mettre des photos des produits s'ils sont difficiles à trouver.

  • Etape 4: Planifier le temps qu'il faut pour cuisiner.

  • Etape 5: Proposer la préparation comme atelier du forum ouvert.

Les plats proposés jusqu'ici :

  • Chili sin/con carne

  • Curry de légume avec tofu fumé

  • Raclette

  • Poulet à la sauce tomates

  • Granola

  • Pains maison

  • Cake au citron

  • Oeufs brouillés / Oeufs à la coque

  • Salades composées en buffet

annexes

mails pour le doodle

Chers tous,
Tous les 6 mois, la communauté beta.gouv.fr propose à l'ensemble des personnes intervenants sur des Startups d'État ou dans des incubateurs de se réunir pendant 2 jours à l'air frais.
C'est l'occasion de réfléchir ensemble sur la vision et la stratégie de notre action.
Pendant les deux jours, les participants qui le souhaitent définissent l'ordre du jour dans le format du Forum Ouvert pour proposer des ateliers en groupes.
À titre d'exemple, lors des précédents séminaires, nous avons discuté des services proposés par beta.gouv.fr, du rôle des coachs, de l'avenir des Startups d'Etat une fois la première période de construction passée, de comment passer de l'idée à la Startup d'Etat, des problématiques CNIL/RGPD, du rapport annuel, etc…
Octobre 2018 : https://docs.google.com/document/d/1kCyfcuRH1mWvS3iPhD6Upz3kwcZfGIisKu_HV_uxUao/edit#heading=h.mchaoimer6zb
Mai 2018 : https://docs.google.com/document/d/1c5LiYzwc9IvOBq7p2nTeechYCioEky0JNOprltx4VSc/edit?usp=sharing)
Nous en avons également profiter pour apprendre à coder, faire du théâtre d'impro ou encore fabriquer du granola et du pain au sésame tout ça autour d'une raclette et d'un chili sin carne ;)
Le prochain Grand Séminaire (V) aura lieu en Avril ou Mai 2019 et vous êtes tou·te·s invité·e·s à y participer !
Bien sûr, on a le droit :
- de ne pas venir, et ce, sans aucun prétexte ;
- de venir et de profiter du cadre pour travailler sur son produit !
- de mettre la main à la pâte pour ce séminaire auto-organisé en prenant le rôle que l'on souhaite : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Jop4q9pekPdkAJpZE7qZEbukkb3w07kan5A6MSjrPeA/edit#gid=1315630171
Tous les frais seront pris en charge, et les deux jours compteront comme travaillés.
Afin que nous puissions avoir une estimation des présents et choisir un lieu (proche de Paris, accessible en transports / vélo et avec le bon nombre de couchages), merci de bien vouloir remplir ce doodle avec vos disponibilités avant le Mercredi 27 février :
https://doodle.com/poll/bprbisqzqfaere
Merci à tous par avance,

Dates des précédents séminaires campagne

  • 28 et 29 mai 2019

  • 24 et 25 octobre 2018

  • 16 et 17 mai 2018

  • 16 et 17 octobre 2017

  • printemps 2017