Demande d'achat

A l'incubateur des services numériques

Vous souhaitez effectuer une demande d'achat ? Voici quelques points clefs.

Est-ce couvert par un marché public ?

Pour le savoir, il faut :

  • D'abord dĂ©finir le service attendu en quelques phrases.

  • Demander ensuite s'il existe un marchĂ© public pour ce service sur le channel #incubateur-compta.

Si c'est le cas, seules les sociétés attributaires du marché pourront réaliser la prestation et cela quelqu'en soit le montant.

Puis, il s'agit d'obtenir des devis :

  • Confirmer la faisabilitĂ© et recueillir les contacts des sociĂ©tĂ©s auprĂšs du PĂŽle de la commande publique et des affaires financiĂšres (PĂŽle Gestion) de la DINUM. À chaque marchĂ© public ses rĂšgles spĂ©cifiques d'attribution.

  • Transmettre le descriptif du service attendu et demander des devis dans le respect des rĂšgles d'attribution.

Enfin, la sélection de la société est validée en collaboration avec le PÎle Gestion et la DSAF.

Que faire si le service attendu n'est pas couvert par un marché public ?

Montants infĂ©rieurs Ă  300 €

Demande d'achat

Envoyer les éléments suivants à la mission soutien :

  • 3 devis ou note de non mise en concurrence expliquant que le service ne peut ĂȘtre rendu dans les contraintes attendues que par un seul fournisseur.

  • Facture.

Il est recommandé de faire des factures couvrant la totalité du besoin (à défaut, annuelles), car il faudra recommencer cette procédure à chaque nouvel achat.

Exemple de note de non mise en concurrence

Objet : demande de non mise en concurrence de RealArtists dans le cadre d’une prestation pour la mission Incubateur de services numĂ©riques autour de la gestion de produit open-source

L’Incubateur de services numĂ©riques construit des produits logiciels de maniĂšre libre et ouverte. Cette mission cherche notamment Ă  maximiser la co-construction avec la sociĂ©tĂ© civile et avec des administrations partenaires, sur la base du volontariat et de l’ouverture. Dans ce cadre, l’utilisation de forges logicielles publiques, si possible adossĂ©es Ă  du recueil de problĂšmes et de suggestions d’amĂ©lioration, est une Ă©vidence. Le nombre croissant de logiciels construits dans ce cadre mĂšne Ă  une multiplication des sollicitations traitĂ©es par les dĂ©veloppeurs et responsables produits. Les solutions aujourd’hui disponibles sont des interfaces web, qui montrent leurs limites pour traiter l’étendue actuelle. Pour les agents agissant sur plusieurs produits de maniĂšre transversale, il s’agit de plus d’une centaine de tickets Ă  traiter par jour, toujours en croissance. Une seule offre existe aujourd’hui sur le marchĂ© pour traiter ces Ă©lĂ©ments par une interface native, qui Ă©vite de naviguer sur le web Ă  chaque interaction : le logiciel Ship de RealArtists. J’ai pu tester cette offre par le biais d’un essai gratuit standard, et ai pu constater une grande accĂ©lĂ©ration de ma capacitĂ© de traitement des tickets. Au vu de la croissance actuelle, et de celle attendue, sur des produits logiciels phares comme Mes-Aides.gouv.fr ou, plus encore, OpenFisca avec son rayonnement international, il me semble nĂ©cessaire d’outiller les agents pour qu’ils puissent traiter efficacement les sollicitations entrantes. Dans ce contexte, les fonctionnalitĂ©s de traitement hors-ligne, de traitement en masse, d’indexation, de filtrage et de suivi statistique offertes par Ship de RealArtists constituent aujourd’hui la seule offre disponible rĂ©pondant Ă  ces besoins sans nĂ©cessiter de migrer l’intĂ©gralitĂ© des forges logicielles. Passer par une mise en concurrence obligerait Ă  agrandir l’étendue fonctionnelle visĂ©e et Ă  considĂ©rer une remise en question de l’écosystĂšme technique dans son intĂ©gralitĂ©.

Note de frais

Exceptionnellement, si l'achat doit ĂȘtre fait en urgence, pour un besoin de continuitĂ© de service, par exemple (pic de charge, attaque, expiration d'un domaine public
).

Envoyer les éléments suivants au secrétariat :

  • Certificat de dĂ©pense (i.e. facture / ticket).

  • Note justifiant le besoin.

Exemple de note justifiant le besoin

Bonjour,

Pour la nĂ©cessitĂ© du bon fonctionnement du service mes-aides.gouv.fr, j’ai Ă©tĂ© contraint samedi 11/03/2017 Ă  9h du matin d’effectuer un achat en urgence, suite Ă  un incident de production ayant eu lieu de 3h Ă  7h du matin. Cet achat a permis Ă  l’équipe d’ĂȘtre notifiĂ©e directement par SMS de l’évolution de l’incident, accĂ©lĂ©rant ainsi notre capacitĂ© de rĂ©action.

Comme vu avec AmĂ©lie, cet achat ayant Ă©tĂ© fait dans le cadre de mon activitĂ© professionnelle, je demande aujourd’hui remboursement du montant engagĂ©, soit 14,55 €.

Bonne journée,

Montants supĂ©rieurs Ă  100 K€

Pour les montants supĂ©rieurs Ă  100 K€ (achats de prestation en gĂ©nĂ©ral), prĂ©senter une fiche d'engagement au comitĂ© d'engagement de la DINUM, prĂ©alablement au dĂ©but des travaux.

Achat de prestations

De façon gĂ©nĂ©rale, mettre l'adresse compta en copie de tous les mails contenant des documents relatifs aux achats de prestations (devis, livrables), et demander au prestataire de faire de mĂȘme.

  • Passer commande au prestataire en demandant un devis

  • A rĂ©ception du devis, vĂ©rifier sa cohĂ©rence avec la demande et le support d'achat (marchĂ©)

  • Soumettre le devis validĂ© au circuit de signature DINUM (en principe, le prestataire reçoit un bon de commande sous 15 jours aprĂšs derniĂšre Ă©tape)

  • Enregistrer le devis dans le tableau de suivi

  • Ajouter le devis au format PDF au dossier partagĂ©

  • Noter la prochaine date de facturation (effectuer un suivi rĂ©gulier)

  • A la date de fin du bon de commande, demander au prestataire un service fait (reprenant ses principales rĂ©alisations)DINSIC

  • Enregistrer le service fait et le PV de livraison au tableau de suivi et ajouter au dossier partagĂ©

  • Envoyer le service fait et le PV de livraison au circuit de signature DINUM pour activer le processus de paiement

  • Signaler au prestataire le service fait, il pourra ainsi Ă©mettre la facture (le PV de service fait est pendant ce temps transmis au prestataire par la DINUM)

Lorsque c'est trop compliqué : la carte bleue

La carte bleu permet d'achetĂ© des services innovants pour un montant maximum de 2000 TTC par transaction et 25 000 € HT. Vous ne pouvez pas acheter d'abonnement, vous devez sĂ©lectionner les offres prĂ©-payĂ©. Vous devez justifier que le service achetĂ© n'est pas en concurrence avec un marchĂ© publique de la DINUM.

Pour plus de dĂ©tails, contactez : #incubateur-compta​

Livraison de colis

Si vous voulez faire livrer à Ségur: DINUM - Beta.gouv.fr - Bureau 5.515 / 5 avenue de saxe / 75007 - Paris (vous pouvez adapter le numéro du bureau). Sinon il suffit de passer au service Colis (au RDC, au lieu de prendre l'ascenseur A: continuer dans le couloir jusqu'au niveau de la porte extérieur, il y a des petits escaliers juste avant, c'est le dernier bureau sur la droite)