Établir une convention/avenant

Bonne nouvelle : une administration partenaire souhaite lancer une nouvelle Startup d’Etat, ou refinancer une Startup d’Etat existante qui a eu un succès avéré. L’étape suivante consiste souvent à établir une convention avec cette administration pour matérialiser le partenariat public-public et mettre en place très rapidement des équipes autonomes et dédiées focalisées sur les problèmes identifiés.

Les Startups d'État sont toutes financées par leur administration porteuse. Le plus souvent, cependant, celles-ci ne disposent pas de supports contractuels leur permettant de payer les frais techniques d’hébergement, ni de recruter des équipes composées de coachs, développeurs, designers, chargés de déploiement, etc. La DINUM, elle, dispose de marchés publics cadres Startups d’État qui peuvent permettre aux administrations qui le souhaitent de réaliser le portage financier (frais techniques et rémunération des membres des Startups d’État). Les administrations désirant utiliser ces supports doivent signer avec la DINUM une convention de délégation de gestion (cas des administrations d’État) ou une convention de partenariat public-public (autres cas, comme les collectivités territoriales ou les autres agences publiques).

Remarques : l’utilisation de ces supports est facultative et les administrations disposant déjà de supports contractuels peuvent tout à fait les utiliser en étant accompagnées par beta.gouv.fr. Par ailleurs, nous établissons rarement des conventions pour des montants inférieurs à 50k€ car la charge administrative est non nulle dans l’établissement de ce type de dispositif.

Ce document récapitule les bonnes pratiques à suivre dans la rédaction de ta convention.

Etape 1 : Déterminer le type de convention à mettre en place

La première question que tu auras à te poser est la nature de l’administration partenaire

Cas des administrations d’Etat : convention de délégation de gestion

Dans le cadre d’une délégation de gestion, le partenaire donne le droit à l’Incubateur de la DINUM de passer des commandes directement sur son budget. C’est à dire que l’Incubateur de la DINUM gère en direct une "Unité d’oeuvre" (UO) dans le budget de leur ministère, via le logiciel CHORUS.

Ce type de convention évite toute avance de trésorerie de la part de l’Incubateur de la DINUM.

Une convention de délégation de gestion doit être publiée. C’est faisable sur le compte data.gouv.fr de l’Incubateur de la DINUM.

Cas des autres administrations publiques : convention de partenariat sur fonds de concours

Un fonds de concours est un "compte bancaire" sur lequel l’Etat peut recevoir des recettes. L’Incubateur de la DINUM a créé un fonds de concours dédié au financement des Startups d'État. Il permet notamment à des partenaires, hors Etat (collectivités, opérateurs, GIP…) de financer la création et le développement de leur Startup d'État en passant par les marchés de la DINUM.

Remarques importantes:

  • validation par le CBCM : le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) a demandé à valider l’ensemble des conventions de partenariat que nous établissons avec des administrations hors Etat. Il faut donc transmettre le projet de convention de partenariat au plus vite au pôle de la commande publique et des affaires financières de la DINUM pour que celui-ci puisse faire valider le principe de la convention et ainsi éviter d’ajouter un délai inutile.

  • délai : à compter de la date de signature de la convention, comptez entre 15 et 30 jours avant que le partenaire soit effectivement en mesure de verser le budget défini par la convention. Un délai supplémentaire de 30 à 45 jours avant que le budget ne soit disponible sur le budget de l’Incubateur, après validation de la Direction du Budget (DB).

Etape 2 : rédiger la convention

Cas des administration d’Etat : rédiger une convention de délégation de gestion

Voici un modèle à suivre : modèle de convention de délégation de gestion. De nombreuses conventions de délégation de gestion sont publiées sur data.gouv.fr et peuvent également t’aider.

Cas des collectivités territoriales et autres agences publiques : rédiger une convention de partenariat

Voici un modèle à suivre : modèle de convention de partenariat sur fonds de concours. De nombreuses conventions de partenariat sont publiées sur data.gouv.fr et peuvent également t’aider. Nous avons sélectionné trois exemples particulièrement bien rédigées pour t’inspirer dans ta rédaction :

Etape 3 : faire valider la convention par les parties

Si tu souhaites avoir un avis de la communauté sur ta convention, tu peux l’envoyer à [email protected]. Une fois que tu es satisfait, tu peux :

  • Transmettre ta convention au pôle de la commande publique et des affaires financières de la DINUM ([email protected]) qui pourra la valider ;

  • Transmettre la convention au partenaire, qui aura probablement des corrections ou des amendements à apporter. Attention, la convention n’est pas là pour faire office de cahier des charges et est souvent très imprécise sur la nature des développements qui auront lieu dans le cadre du partenariat ; en revanche, elle peut permettre de garantir l’autonomie de l’équipe qui, dans une Startup d’Etat, gère son budget, ses RH, ses outils, sa communication en fonction des besoins de ses utilisateurs pour maximer son impact. Il ne faut pas hésiter à rassurer son partenaire en lui montrant d’autres conventions que nous avons déjà signées, ou en lui proposant de participer à une réunion avec son pôle budget qui n’a parfois pas l’habitude de ce type de dispositif.

Etape 4 : faire signer la convention

Une fois que les parties se sont mises d’accord sur la convention, elle peut être mise à la signature. En général, le DINUM signe en dernier, c’est donc à l’administration partenaire de faire signer la convention sous format papier avant de l’envoyer avenue de Ségur en autant d’exemplaires qu’il y a de parties. Le délai de signature peut parfois prendre plusieurs semaines.

Etape 5 : publier la convention

Les conventions de délégation de gestion doivent être publiées par les administrations d’Etat. Par souci de transparence, nous recommandons de publier également les conventions de partenariat (qui ne sont pas couvertes par ce décret).

Tu peux publier la convention en te créant un compte sur data.gouv.fr et en demandant à rejoindre l’organisation Incubateur de Services numériques (si ce n’est pas déjà fait). Merci de suivre le modèle de nommage utilisé pour tout ce qui est publié sur cette page

Etape 6 : s’assurer que l’argent est disponible pour la DINUM

Une fois la convention signée/publiée, le partenaire s’engage à rendre les fonds disponibles pour la DINUM au plus vite. C’est indispensable pour commencer à recruter des équipes. C’est le pôle de la commande publique et des affaires financières de la DINUM qui sera notifié lorsque l’argent sera effectivement viré. Ne pas hésiter à relancer le partenaire !

Conventions de refacturation

Auparavant, nous avions l’habitude d’établir des "conventions de refacturation" avec les administrations partenaires, ce qui impliquait que les fonds étaient avancés par la DINUM jusqu’au paiement de la facture au titulaire du marché, moment où l’on pouvait enfin demander le remboursement des frais engagés à l’administration partenaire. Cette solution a été abandonnée en raison du rythme de croissance du programme Startup d'État : la DINUM ne peut plus avancer autant de fonds ni supporter une telle charge de gestion, et nous privilégions maintenant des conventions moins lourdes.

Son cycle de vie se présente ainsi :

Logigramme cycle de facturation

d'après ce joli dessin :

Imgur