Réaliser un openlab

Cet article a été écrit suite à l’organisation du premier OpenLab de la startup d’état Signalement, le 6 septembre 2018. Il ne s’agit que d’une proposition.

En un mot

Dans cette page, on considère qu'un OpenLab c’est un atelier de travail collaboratif rassemblant des utilisateurs.trices d’une Startup d'État et toutes ses parties prenantes pendant une journée.

Par exemple : A l’OpenLab Signalement, ii y avait 50 personnes d’horizons différents : Les associations de consommateurs, les professionnels, les agents publics de la DGCCRF...

Pourquoi organiser un premier OpenLab ?

Les objectifs d’un premier OpenLab sont :

  • Officialiser le lancement de la Startup d'État

  • Embarquer le maximum d’utilisateur ou de partie prenante dans la démarche

  • Repérer les acteurs les plus motivés, qui constitueront le premier cercle d’utilisateurs tests, ceux qui vont faire des retours utiles sur le produit

  • Crédibiliser la démarche / le projet auprès des parties prenantes

  • Faire comprendre aux parties prenantes que leurs besoins, craintes, etc sont pris en compte (et accessoirement faire comprendre qu’il n’y a pas de cahier des charges et que le produit est là pour rendre un véritable service à ses usagers, faciliter leur vie, etc.)

  • Commencer à avoir des retours sur la construction du produit

Quand faire l’OpenLab ?

L’OpenLab doit être réalisé une fois que le problème de la Startup d'État a été clairement identifié et validé.

Par exemple : Pour l’OpenLab signalement, nous avions rencontrés beaucoup de parties prenantes avant : associations de consommateurs, inter-pro de la grande distribution, interpro de la restauration, directeur qualité d’une grande enseigne...

Déroulé de l’OpenLab

Le premier OpenLab Signalement c’est fait en une journée, mais une demie-journée est probablement suffisante.

Accueil / Introduction

Un sponsor (le plus important possible) lance la journée de l’openLab (pour l’openLab Signalement la Directrice Générale de la DGCCRF a fait une intervention). L’intraprenneur.euse présente le produit. Un faciltateur.trice explique le déroulé de la journée et le premier atelier.

1er atelier - Matin (2h)

Partager les participant.e.s par groupe de 7/8 pers (max. 10). par typologie d’utilisateur.trice plutôt que mélangé.

Travail par groupe

Demander de réfléchir aux questions suivantes :

  • Quels bénéfices vous attendez du produit ?

  • A quoi le produit pourrait vous servir ?

  • Quelles sont vos craintes ?

Fournir un espace avec Post-its et tableau. Si possible un facilitateur.trice par groupe (ou pour deux groupes) Rappeler que le groupe doit restituer et choisir un rapporteur.trice. Demander de noter un bénéfice par post-it. Si trop de bénéfices (Plus 10), demander au groupe d’en sélectionner.

Restitution devant tout le monde

Chaque rapporteur.trice restitue les bénéfices du groupe

Travail intermédiaire (Entre midi et deux)

Les facilitateurs.trices réunissent l’ensemble des post-its et les rassemblent par thème. Puis les affichent dans la salle : Thème associé avec les post-its qui s’y rapportent.

2er atelier - Solution - Après-midi (2h)

Présenter le deuxième atelier et les thèmes du matin. Les participants choisissent sur quel thème (=groupe) ils veulent travailler.

Travail par groupe

Demander au groupe :

  • Quelles solutions ont peut imaginer en lien avec ce thème ?

  • Qu’est-ce que nous devons mettre dans l’outil pour que vous l'utilisiez ?

Prévoir un facilitateur par groupe. Éventuellement : Proposer de réfléchir à une version idéale et une version minimum. Éventuellement : proposer de prototyper en dessinant une solution minimum Rappeler que le groupe doit restituer et choisir un rapporteur.

Restitution de chaque groupe

Chaque rapporteur restitue les solutions proposées par le groupe.

Clôture

Donner rendez vous aux participants pour un prochain OpenLab quelques semaines plus tard, en leur promettant la présentation d’une première version du produit imaginé en séance. Remercier les participants. Faire un ROTI (return on time invested) c’est à dire demander au participant d’évaluer la journée passée de 1 à 5 :

  • 1 : Plus jamais ça

  • 5 : c’est génial j’ai apporté ou appris beaucoup de chose

  • 3 : J’ai pas perdu de temps mais pas gagné de temps non-plus

  • 2 et 4 les niveaux intermédiaire.

Demander leur de voter avec la main tous en même temps…

Comment préparer l’OpenLab ?

Une grande partie du travail consiste à trouver le maximum de participant.e.s pour l’OpenLab. Avant l’OpenLab, lister les thèmes qui peuvent ressortir pour faciliter le travail au jour J.

Il est important de choisir un lieu qui soit grand et facilement modulable (pour être organisé en atelier et pas en mode séminaire).

Le matin avant l’OpenLab , organiser les chaises en format participatif (par groupe). Ne pas négliger les aspects pratiques : Prévoir tableaux, stylos et suffisamment de post-its. Le nombre de facilitateur doit être suffisamment important (un par groupe) Désigner un facilitateur.trice qui gère le timing général de la journée.