La facturation de A à Z

Cette page présente les étapes de la facturation pour toutes les SE (quelque soit l'incubateur) qui bénéficient du marché de dév, design ou coaching de l'incubateur de la DINUM.

CECI EST UNE ÉBAUCHE EN CONSTRUCTION SOUMISE A AVIS

Ce process pourra intéresser :

  • les services comptabilité des titulaires des marchés publics de beta.gouv.fr

  • les responsables des partenariats (ou responsables commercial) des titulaires

  • les membres des Startup d'Etat ou de Territoires

  • les co-animateurs de beta.gouv et les responsables des incubateurs du réseau

1. L'équipe de la Startup d’État ou de Territoire établi un résumé des livrables et l'adresse au titulaire du marché.

Ce résumé des livrables peut également s'appeler Compte rendu d'activité (CRA). Certains titulaires imposent un format type.

Il doit contenir à minimum :

  • Le nom du produit

  • le numéro du bon de commande

  • la période concernée

  • Les membres de la SE concernés (exemple : le nom et prénom des développeurs concernés).

  • Le nombre de jours travaillés par chaque membre concerné

  • Les principales réalisations :

    • Exemple : refont du back, mise ne œuvre du RGAA, animation de 3 openlabs...

    • Les itérations successives pilotées par l'apprentissage, propres à notre méthode, peuvent tout à fait être indiquées.

  • Optionnel :

    • Des captures d'écran

    • l'activité du repot github

2. Le titulaire du marché réalise le procès verbal de service fait et l'envoi à @compta accompagné du livrable.

Le procès verbal de service fait décrit les réalisations sur la période et reprend les éléments principaux du bon de commande.

Le procès verbal du service fait contient :

  • indication s'il s'agit d'un service fait partiel ou total. Il s'agit d'un service fait partiel lorsqu'il ne s'agit de facturer qu'une partie du bon de commande à mi-parcours.

  • le numéro du bon de commande

  • l'intitulé de la Startup d’État ou de Territoire concerné

  • Le montant qui sera facturé

  • le pourcentage de ce montant par rapport au montant total du bon de commande (exemple : 51,05%).

Ce procès verbal n'est pas à signer mais à adresser à compta@beta.gouv.fr.

Le résumé des livrables ou CRA devra être annexé.

3. L'intrapreneur ou le responsable d'incubateur vérifie ces informations, le signe et le transmet à son co-animateur.

Par défaut, l'intrapreneur signe le procès verbal de service fait et l'adresse au co-animateur. Le co-animateur l'adressera au pole gestion de la Dinum.

[Cas spécifique s'il ne s'agit pas d'une délégation de gestion : l'un des co-animateur demande la confirmation du résumé des livrables et du montant indiqué à l'équipe de la SET. ]

Puis, il signe le PV et celui-ci est enregistré pour sa prise en charge par le pole gestion de la DINUM.

4. Le pôle gestion vérifie le procès verbal, l'enregistre dans Chorus Pro et adresse une copie au titulaire.

Dès la réception de ces documents, le pôle gestion réalise un contrôle de cohérence. Il vérifie les informations du PV par rapport aux données budgétaires.

Si le montant du PV dépasse le budget disponible pour la SE, alors il est renvoyé à l'équipe de co-animation pour correction.

Si le PV est correct, le service fait est enregistré dans le logiciel CHORUS Pro (logiciel de gestion comptable de l'état).

Le pôle gestion préviendra le titulaire afin qu'il puisse déposer sa facture.

5. Le titulaire dépose sa facture dans le logiciel Chorus.

Le titulaire doit attendre l'email du pôle gestion indiquant que Chorus est "ouvert".

Le titulaire du marché dépose alors sa facture dans Chorus afin d'enclencher le paiement.

6. Le comptable public réalise le paiement

Le comptable public réalise le paiement correspondant au montant de la facture.